現今人工智慧（AI）技術突飛猛進，特別是生成式AI在文件製作和文字處理上的應用，正快速改變我們的工作方式 。OpenAI 的 ChatGPT 自 2022 年底推出以來，在短短兩個月內月活躍用戶即突破一億，創下史上用戶增長最快的應用紀錄 。

這股熱潮反映出人們對AI輔助寫作的強烈興趣與需求。同時研究也證實了這類工具確實能提升效率：例如麻省理工學院的實驗顯示，讓員工使用 ChatGPT 後，完成寫作任務的時間縮短了 40%，而產出品質經評估提升約 18% 。

麥肯錫的報告更預測，生成式AI每年可為全球經濟帶來 2.6 兆至 4.4 兆美元的價值，將整體AI對經濟的影響提高15%到40% 。在教育和企業領域，文件撰寫是日常的重要環節，如何善用AI來提高文書工作的效率與品質，已成為一項不可忽視的課題。

然而，AI 在提供便利的同時也帶來新的挑戰。我們必須了解如何正確選擇並使用合適的工具，建立有效的操作流程，並注意潛在的倫理與品質問題。本文將從學術與實務並重的觀點，探討在AI 與文件製作效率提升的時代背景下，如何選擇適當的生成式AI工具（如 Google AI Studio 與 ChatGPT Plus），建立系統化的文件生成流程，應用於課程設計、會議記錄、計劃書撰寫等實務場景，同時掌握進階的提示工程技巧並遵守資料隱私與內容審查的倫理原則。